Vedtægter for Social & Faglig forening, SOFA 

University of Aarhus

af 26. august 2009 revideret 23. maj 2017

§ 1 Foreningen

Stk. 1

Foreningen Social & Faglig forening (SOFA), er en i alle henseender uafhængig, non-profit forening, hvis aktiviteter finansieres af sponsorater og donationer. Hjemstedskommune er Aarhus Kommune.

Stk. 2

Ud over bestyrelsen består SOFA af en gruppe aktive medlemmer, som deltager i planlægning og afholdelse af foreningens arrangementer.

 

§ 2 Foreningens formål

Stk. 1

Aktivt at forestå fagligt relevante arrangementer for medlemmerne.

Stk. 2

Aktivt at forestå sociale arrangementer for medlemmerne, som kan føre til et netværk imellem ældre og nye studerende.

Stk. 3

Aktivt at skabe opmærksomhed omkring studiet i IT-uddannelsen både på og uden for Aarhus Universitet.

Stk. 4

Aktivt at skabe en dialog erhvervslivet og de studerende imellem. Denne dialog skal være udgangspunktet for et miljø, hvori der skabes grobund for kreativitet og innovation.

Stk. 5

Aktivt at skabe et netværk mellem nuværende og tidligere studerende.

Stk. 6

Aktivt at sørge for kontinuerlig drift af foreningen IT-Tutor og derigennem sikre afholdelse af studiestartsugen for nyimmatrikulerede studerende på bacheloruddannelsen i IT ved Institut for Datalogi, Aarhus Universitet.

 

§ 3 Medlemskab

Stk. 1

For at opnå aktivt medlemskab skal man være indskrevet og studieaktiv på bacheloren i IT eller på en hertil overbyggende kandidat på Aarhus Universitet.

Stk. 2.

Som medlem har man stemmeret til foreningens generelforsamlinger.

 

§ 4 Kontingent

Stk. 1

Det er gratis at være medlem af SOFA.

 

§ 5 Bestyrelsen

Stk. 1

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til lovene.

Stk. 2

Bestyrelsen består af en formand, en kasserer, og 7 ordinære medlemmer der vælges for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Genvalg kan finde sted.

Stk. 3

Den resterende bestyrelse, udover formand og kasserer er selvkonstituerende. Den siddende bestyrelse vælger selv ansvarsområder, der kan ændres til enhver tid. Dog skal der altid være en næstformand.

Stk. 4

Bestyrelsesmedlemmerne skal deltage aktivt i foreningsarbejde SOFA.

Stk. 5

Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når 3/5 af dens medlemmer er til stede. Formanden eller næstformanden skal dog være til stede.

Stk. 6

Foreningen tegnes udadtil af bestyrelsesformanden og kassereren.

Stk. 7

Bestyrelsen har til opgave at fastlægge SOFAs overordnede politik og profil, herunder at godkende publikationer i SOFAs regi, programerklæringer og lignende.

Stk. 8

Bestyrelsens medlemmer skal være indskrevet på IT-uddannelsen ved Aarhus Universitet. Såfremt i fald et bestyrelsesmedlem udmeldes af eller færdiggør sin uddannelse, udtræder denne af bestyrelsen.

Stk. 9

Skulle et bestyrelsesmedlem ønske at udtræde af bestyrelsen gøres dette jf. §12.

Stk. 10

Skulle et medlem af bestyrelsen udtræde jf. §5 stk. 7 eller stk. 8, indtræder en suppleant i vedkommendes sted som fuldbyrdigt bestyrelsesmedlem. Er flere end en suppleant valgt ved generalforsamlingen indtræder suppleanten med det højeste antal stemmer.

 

§ 6 Forretningsorden

Stk. 1

Formand og kasserer vælges jf. $ 7 stk. 5. Den resterende bestyrelse konstituerer sig selv senest 14 dage efter generalforsamlingen ved et bestyrelsesmøde.

Stk. 2

Ved formandens afgang inden udløb af valgperioden indtræder næstformanden i hans sted, indtil ny formand vælges efter førstkommende generalforsamling.

Stk. 3

Ved økonomiske dispositioner kræves der underskrift af kasserer og formand, undtaget er foreningens kreditkort der udelukkende underskrives af kasserer, dog skal brug af kort godkendes af formanden og kasserer i fællesskab.

Stk. 4

I alle sager, der angår køb, salg eller pantsætning af fast ejendom eller løsøre, tegnes foreningen af formanden, næstformanden og kassereren i foreningen.

Stk. 5

Bestyrelsen er beslutningsdygtig i henhold til §5 stk. 4. En gyldig fuldmagt formidlet af et andet bestyrelsesmedlem er at betragte som gyldig tilstedeværelse.

Stk. 6

Der føres referat over bestyrelsens beslutninger.

Stk. 7

Tilsvarende enhver aktivitet i SOFA udpeger bestyrelsen et aktivt medlem, der har ansvaret overfor bestyrelsen.

 

§ 7 Ordinær Generalforsamling

Stk. 1

Generalforsamlingen er med de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle foreningens anliggender.

Stk. 2

Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i forårssemestret, indkaldes med mindst to ugers varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne. E-mails sendt til medlemmernes opgivne e-mail adresser kvalificerer som skriftlige meddelelser.

Stk. 3

Dagsordenen bekendtgøres senest to dage før generalforsamlingens afholdelse på tilsvarende måde jf. § 7 stk. 2.  Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være bestyrelsen i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse.

Forslagene skal optages i dagsordenen.

Stk. 4

Stemmeret har alle aktive medlemmer. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.

Stk. 5

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:

  • Valg af dirigent og referent.
  • Bestyrelsens beretning for det forløbne år, ved foreningens formand eller dennes stedfortræder.
  • Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse.
  • Budget for det kommende år.
  • Behandling af eventuelt indkomne forslag.
  • Valg af bestyrelsesformand og kasserer.
  • Valg af resterende bestyrelse, 7 personer
  • Valg af to revisorer og en revisorsuppleant.
  • Eventuelt.

Stk. 6

Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen, til at lede forhandlingerne.

Stk. 7

Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Dog skal afstemning og valg, på begæring fra et stemmeberettiget medlem, foregå skriftligt, ligesom alle afstemninger om eksklusion skal foregå skriftligt. Der føres referat.

Stk. 8

Til beslutningsdygtighed kræves, at mindst ti af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtigt, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeandele, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.

 

§ 8 Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen eller hvis mindst 15 stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom til bestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest en måned efter, at begæringen er fremsat overfor bestyrelsen med oplysning om det emne, der ønskes behandlet. For beslutningsdygtighed ved vedtægtsændringer jf. §7 stk. 8.

Stk. 2

En ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst tre ugers varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne.

Stk. 3

Ved udsendelse af dagsorden og behandling af indkomne forslag gælder bestemmelserne i § 7 stk. 3.

 

§ 9 Regnskab

Stk. 1

Foreningens regnskabsår begynder 1. januar og slutter 31. december.

Stk. 2

Regnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse.

 

§ 10 Revision

Stk. 1

På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen to kritiske revisorer og en revisorsuppleant jf. § 7 stk. 5.

Stk. 2

Revisorerne skal hvert år inden generalforsamlingen gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede.

Hver af revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

 

§ 11 Foreningens opløsning

Stk. 1

Bestemmelserne om foreningens opløsning kan kun tages på en til dette formål indkaldt ekstraordinær generalforsamling.

Denne afholdes som ved vedtægtsændringer jf. § 7, stk. 8.

Stk. 2

I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold, gå til indkøb af studierelevant teknisk udstyr til de studerende på IT-uddannelsen ved Institut for Datalogi, Aarhus Universitet

Stk. 3

Foreningens bestyrelse hæfter ikke for eventuel gæld.

 

§ 12 Udmeldelse

Stk. 1

Til gyldig udmeldelse kræves, at det sker skriftligt til foreningen med mindst 14 dages varsel. Medlemmet har krav på en skriftlig bekræftelse.

 

§ 13 Eksklusion

Stk. 1

Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning dertil. Bestyrelsens beslutning herom kræver dog, at mindst 3/4 af bestyrelsens medlemmer har stemt for eksklusionen. Medlemmet skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar, og kan kræve at spørgsmålet om eksklusion afgøres på den førstkommende ordinære generalforsamling. I alle tilfælde, hvor en eksklusion skal behandles på en generalforsamling, har medlemmet krav på at få meddelelsen herom senest tre døgn, før generalforsamlingen afholdes, ligesom medlemmet har adgang til denne med ret til at forsvare sig. Spørgsmålet om eksklusion skal optages som et særskilt punkt på dagsordenen.

Stk. 2

Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver samme majoritet, som ved ændring af foreningens vedtægter, jf. § 7 stk. 8.

Stk. 3

Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en beslutning på en generalforsamling, kan kun optages som medlem ved en ny beslutning på en generalforsamling. Her kræves samme majoritet som ved beslutning om eksklusion, jf. 7 stk. 8.

 

§ 14 Arrangementer

Stk. 1

Arrangementer lavet af eller i samarbejde med SOFA skal relatere sig det faglige og/eller sociale netværk, der knytter sig til IT-uddannelsen ved Institut for Datalogi, Aarhus Universitet, jf. § 2 Foreningens formål.

Stk. 2

Det er ikke muligt at ekskludere medlemmer fra foreningens arrangementer, dog må der tages hensyn til pladsbegrænsninger.

Stk. 3

Deltagelse i arrangementer kræver som udgangspunkt medlemskab, men der kan forekomme arrangementer, som ikke kræver medlemskab.

§ 15 IT-Tutor

Stk. 1

Bestyrelsen har til opgave at vælge en styregruppe, der har ansvar for afholdelse af studiestartsugen for nyimmatrikulerede studerende på bacheloruddannelsen i IT gennem foreningen IT-Tutor.

Stk. 2

Styregruppen er selvkonstituerende. Styregruppen vælges jf. stk. 1 blandt SOFA’s medlemmer, på baggrund af en på forhånd indhentet skriftlig ansøgning.

Stk. 3

Information om ansøgningsformalia, deadline samt krav, skal være alle SOFA-medlemmer skriftligt i hænde, senest 14 dage inden udvælgelsen af styregruppen.